Управленческий документооборот

231 (5)

Залог успешного бизнеса – это правильные и своевременные решения, принимаемые руководством фирмы, а также чуткое реагирование на любые изменения на рынке, влекущие определенные последствия для компании.

С учетом постоянного роста управленческой информации, сложностей при ее хранении и обработке, привычные формы работы с документами становятся неэффективными. Особенно заметна эта ситуация в крупных компаниях с развитой филиальной сетью и большим числом людей, вовлеченных в процесс принятия решений.

Выход - в использовании систем управления электронным документооборотом (СЭД), которые, по оценкам Компании, в полтора раза увеличивают производительность труда персонала и значительно ускоряют время обработки документов (по сравнению с бумажным документооборотом).

Использование СЭД руководством дает возможность – в зависимости от текущей экономической ситуации – решить две важные задачи:

  • избежать «болезней роста», когда лавинообразное увеличение документов и несистемный подход к их обработке мешают принятию решений на пике роста компании;
  • иметь четкое представление обо всей договорной деятельности внутри компании, ответственных за согласование, сроках исполнения - для создания более полной картины о состоянии дел в организации и своевременного отклонения/одобрения активностей в период кризисов.

Компания разрабатывает типовые СЭД, повышающие эффективность управленческой деятельности.

Состав работ Компании в рамках реализации проектов по созданию СЭД:

  • проведение предпроектного обследования;
  • интервьюирование потенциальных пользователей системы - персонала и топ-менеджеров;
  • анализ сложившихся бизнес-процессов;
  • формализация требований к автоматизации бизнес-процессов;
  • моделирование того, как должны реализоваться процессы управленческого документооборота (модель «to be»);
  • контроль качества созданной системы, настройка и адаптация системы;
  • сопровождение в период опытной и промышленной эксплуатации системы;
  • реализация дополнительных требований, возникших в ходе эксплуатации системы;
  • внедрение и обучение пользователей;
  • в случае необходимости - тиражирование системы.

Функциональность системы управленческого документооборота включает:

  • подготовку документов;
  • ведение документооборота компании в электронном виде;
  • размещение документов в хранилище, версия документа сохраняется без изменения оригинала;
  • возможность создания документов по шаблонам;
  • обсуждение, ознакомление, согласование/подписание/регистрация, рассылка уведомлений пользователям по документам;
  • контроль исполнения документов;
  • формирование отчетов исполнительской дисциплины;
  • ведение электронного архива документов;
  • надёжное хранение документов, используемых в бизнес-процессах;
  • исключение потери или повреждения данных и документов;
  • контроль действий пользователей и сохранение истории бизнес-процесса;
  • контроль информационных ресурсов, управление вводом, индексированием, публикацией, распространением документов;
  • настраиваемую систему каталогов;
  • централизованную навигацию по всему хранилищу документов;
  • полнотекстовый и атрибутивный поиск документов;
  • поддержку структуры организации в режиме on-line.

Плюсы системы управленческого документооборота для двух основных функциональных групп на предприятии

Для руководителей:

  • контроль над протекающими процессами в компании через непосредственное согласование документов;
  • возможность быстрого поиска нужного документа и сокращение рутинных операций;
  • уменьшение бумажного документооборота.

Для исполнителей:

  • возможность коллективной работы над документами, благодаря чему сокращается время их подготовки и согласования;
  • отслеживание сроков исполнения по задачам;
  • получение отчетов по исполнительской дисциплине.

Модуль управленческого документооборота автоматизирует работу со следующими видами документов:

  • внутренние организационно-распорядительные документы уровня Компании и подразделения (приказы, распоряжения, поручения, уставы, положения, инструкции, правила, регламенты и т.п.);
  • внешняя входящая корреспонденция уровня Компании и подразделений (письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное письмо и т.п.);
  • внешняя исходящая корреспонденция уровня Компании и подразделений (письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное письмо и т.п.);
  • внутренняя корреспонденция (входящая и исходящая корреспонденция уровня подразделений: служебная записка, докладная записка, различные виды заявок и т.п.).

Системы управленческого документооборота, создаваемые Компанией, имеют следующие отличительные свойства:

  • возможность масштабирования, как по количеству пользователей, так и по составу функций;
  • понятный интерфейс, реализованный в виде дополнения к браузеру Windows;
  • широкая функциональность решения.

Компоненты подсистемы управленческого документооборота:

  • подготовка документов:
    • ведение документооборота в компании в электронном виде;
    • ведение версионности документов;
    • возможность создания документов по шаблонам;
    • обсуждение, ознакомление, согласование/подписание/регистрация, рассылка уведомлений пользователям по документам;
    • контроль исполнения документов;
    • формирование отчетов исполнительской дисциплины;
    • ведение электронного архива документов.
  • хранение документов:
    • преднастраиваемая система каталогов;
    • навигация по хранилищу документов;
    • поиск по словам, фразам, папкам, типам документов и пр.;
    • поддержка структуры организации в режиме онлайн.

Платформа, используемая в СЭД Компании, имеет следующие характеристики:

  • трехзвенная архитектура, позволяющая распределять нагрузку на вычислительные ресурсы, защищать данные, передаваемые в процессе согласования и сохраняемые на сервере;
  • реляционная база данных, которая обрабатывает структурированные запросы, хранит и индексирует данные. В качестве сервера баз данных могут выступать продукты Oracle Database или Microsoft SQL Server;
  • сервер приложения, реализующий бизнес-логику обработки документов.

hotite-uznat-bolshe.png Хотите узнать больше?
Контакты