Электронный документооборот и КХД

Сегодня большая доля документов, обеспечивающих регламентацию основных бизнес-процессов крупного предприятия, приходится на так называемые неструктурированные данные: договоры, файлы электронной почты, инженерные чертежи и т.п. Их хранение и использование без специализированных систем электронного документооборота – это «головная боль» руководства организации.

ООО «АйДи – Технологии управления» предлагает своим заказчикам полный цикл работ по разработке и внедрению систем электронного документооборота, которые позволяют надежно хранить данные, быстро находить их в системе, обеспечивать оперативное согласование документации, отслеживать сроки исполнения и качество работы сотрудников.

ООО «АйДи – Технологии управления» является разработчиком одного из крупнейших на сегодняшний день в Европе внедрения - Автоматизированной Системы Управления Документооборотом (АСУД) на базе OpenText (ранее EMC) Documentum.

Автоматизация деятельности компании позволяет получить существенные преимущества:

  • Своевременность и четкость управленческих решений с помощью модуля управленческого документооборота, обеспечивающих управление такими документами, как:
    • входящая/исходящая корреспонденция;
    • организационно-распорядительные документы;
    • кадровые документы.
  • Эффективное регулирование договорных отношений с помощью модуля договорного документооборота, обеспечивающих управление такими документами, как:
    • заявки на договоры;
    • договоры, дополнительные соглашения;
    • акты, накладные.
  • Поддержание и сопровождение всего жизненного цикла производства с помощью модуля технического документооборота, обеспечивающего управление такими документами, как:
    • проектно-сметная документация;
    • нормативно-техническая документация.
  • Обеспечение единого информационного пространства для головной и дочерних компаний с помощью модуля распределённого документооборота.

Состав работ в рамках реализации проектов по созданию СЭД

  • предпроектное обследование, в т.ч. интервьюирование потенциальных пользователей системы – персонала и топ-менеджеров;
  • анализ текущих бизнес-процессов Заказчика;
  • формализация требований к автоматизации бизнес-процессов;
  • моделирование того, как должны реализоваться процессы управленческого документооборота (модель «to be»);
  • контроль качества созданной системы, настройка и адаптация системы;
  • сопровождение в период опытной и промышленной эксплуатации системы;
  • реализация дополнительных требований, возникших в ходе эксплуатации системы;
  • внедрение и обучение пользователей;
  • в случае необходимости - тиражирование системы.

Создание корпоративных хранилищ данных

  • Комплектование
    • Ввод документов из внешних информационных систем.
    • Сканирование и распознавание.
  • Хранение
    • Управление физическим размещением электронных носителей.
    • Интеграция с дисковыми, магнитооптическими и ленточными библиотеками.
  • Учет
    • Ведение различных журналов работы.
    • Формирование справочников, классификаторов, поисковых индексов.
  • Использование
    • Полнотекстовый и атрибутивный поиск.
  • Управление
    • Управление справочниками.
    • Разграничение доступа.

Функциональность модуля «Управленческий документооборот»

  • ведение документооборота компании в электронном виде;
  • возможность создания документов по шаблонам;
  • обсуждение, ознакомление, согласование/подписание/регистрация, рассылка уведомлений пользователям по документам;
  • контроль исполнения документов;
  • формирование отчетов исполнительской дисциплины;
  • ведение электронного архива документов;
  • контроль действий пользователей и сохранение истории бизнес-процесса;
  • контроль информационных ресурсов, управление вводом, индексированием, публикацией, распространением документов;
  • настраиваемую систему каталогов;
  • централизованную навигацию по всему хранилищу документов;
  • полнотекстовый и атрибутивный поиск документов;
  • поддержку структуры организации в режиме on-line.

Преимущества модуля «Управленческий документооборот»

  • контроль над протекающими процессами в компании через непосредственное согласование документов;
  • возможность быстрого поиска нужного документа и сокращение рутинных операций;
  • исключение потери или повреждения данных и документов;
  • уменьшение бумажного документооборота;
  • возможность коллективной работы над документами, благодаря чему сокращается время их подготовки и согласования;
  • отслеживание сроков исполнения по задачам;
  • получение отчетов по исполнительской дисциплине.

Виды документов для автоматизации управленческого документооборота

  • внутренние документы (справки, заявления, докладные и т.п.);
  • организационно-распорядительные документы(приказы, распоряжения, поручения, уставы, положения, инструкции, правила, регламенты и т.п.);
  • внешняя входящая корреспонденция(письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное письмо и т.п.);
  • внешняя исходящая корреспонденция (письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, электронное письмо и т.п.);
  • кадровые документы (доверенности, приказы по кадрам, на обучение, учет командировок и т.п.).

Автоматизированные функции договорного учета, реализованные в модуле:

  • ведение электронной базы договорной документации и автоматическое присвоение номеров договорам;
  • автоматизированный контроль над порядком оформления, экспертизой и согласованием договоров;
  • мониторинг исполнения договоров;
  • создание и учет первичных документов к договору;
  • подготовка аналитической отчетности по всем договорам;
  • обмен данными из других учетных систем: 1С, SAP.

Чтобы уменьшить организационные риски при внедрении модуля договорного документооборота совместно с заказчиками формируется общий подход к автоматизации через обсуждение организационных, методических и информационных мер.

В согласовании этих аспектов со стороны заказчика принимают участие непосредственные пользователи системы: юридическая служба, бухгалтерия, отдел экономической безопасности. Это позволяет организовать эффективную обратную связь.

Функционал модуля «Договорной документооборот» включает:

  • подготовка проекта договорного документа и запуск на согласование;
  • автоматическая проверка полномочий визирующего - связь с организационно-распорядительной документацией;
  • поддержка истории изменения проекта договорного документа;
  • поддержка иерархии договорных документов;
  • хранение полного комплекта договорных документов по одному договору в привязке к регистрационной карточке договора;
  • согласование проекта договорного документа;
  • формирование и поддержка маршрутов согласования договорных документов с возможностью согласования проекта документа;
  • настройка инструментов фиксирования и обработки замечаний по проекту договорного документа;
  • подписание и регистрация договорного документа. Автоматическое формирование и присвоение номера договорному документу. Присвоение статуса «действующий». Передача статуса в учетную систему;
  • управление реестром договорного документа и контроль процесса закрытия договора;
  • ведение сквозного реестра всех заключенных договорных документов с возможностью формирования выборок по атрибутам, определенным пользователем;
  • формирование аналитической отчетности по действующим/закрытым договорным документам, включая контроль исполнения обязательств – необходимость закрытия или пролонгации договорного документа;
  • присвоение договорному документу статуса «закрытый». Передача статуса в учетную систему.

Автоматизация договорной деятельности повышает эффективность деятельности предприятия в целом и его системы управления за счет:

  • упрощения возможности контролировать заключение договоров и исполнение договорных обязательств;
  • прозрачности договорного учета, создания единой технологии работы с документами;
  • доступа к любой договорной документации, сравнения несколько версий договора, отслеживания, изменений, поиска по определенной комбинации слов в тексте договора;
  • перехода на безбумажное согласование договоров и сокращения затраты на расходные материалы;
  • повышения исполнительской дисциплины, существенного сокращения времени на экспертизу и согласование проектов договоров;
  • обеспечения автоматизированного контроля всех этапов заключения и исполнения договоров;
  • повышения безопасности хранения коммерческой информации;
  • повышения оперативности и эффективности принятия управленческих решений за счет формирования актуальной аналитической отчетности в нескольких разрезах.

В состав модуля «Договорной документооборот» входят:

  • подсистема согласования договоров: контроль подготовки и согласования договорной документации с возможностью настройки любого маршрута;
  • подсистема шаблонов типовых форм договоров: разработка, публикация для общего доступа, а также актуализация утвержденных шаблонов типовых форм договоров;
  • подсистема интеграции с учетной системой;
  • подсистема мониторинга: контроль регламентированных сроков обработки договорных документов, включая согласование, отправку и получение оригиналов, подписанных контрагентом, выполнения сторонами обязательств по договору и т.д.

Модуль «Договорной документооборот» автоматизирует работу со следующими видами документов:

  • договор;
  • документы, являющие неотъемлемой частью договора (дополнительное соглашение, спецификация, приложение и т.п.);
  • акты, накладные, счета.

Промышленные предприятия и компании, занимающиеся разработкой высокотехнологичной продукции, остро нуждаются в формализации процессов, связанных с созданием, согласованием проектной документации, и в поддержке всего жизненного цикла производства.

Модуль «Технический документооборот» позволяет представить в электронном виде полную картину всех производственных процессов - от маркетинга до утилизации продукции. В основе системы технического документооборота лежит решение на платформе OpenText (ранее EMC) Documentum.

Функции технического документооборота, реализованные в модуле:

  • управление и контроль проектно-сметной документации;
  • создание, согласование и контроль жизненного цикла документации с помощью повременной карты версий документов, согласованной с версией изделий;
  • коллективная разработка изделий с помощью гибких бизнес-процессов согласования проекта;
  • разграничение доступа к документации на основе ролевых полномочий;
  • планирование производства руководством с помощью распределения ресурсов в конкретном проекте;
  • управление качеством конечной продукции и сопроводительной документации (решение генерирует отчеты в соответствии с требованиями системы качества продукции, а также формирует перечни сопроводительной документации конечной продукции);
  • организация хранения инженерно-технических данных и проектно-сметной документации в электронном архиве с распределением нагрузки на ресурсы системы и обеспечением баланса между оперативным доступом к актуальной информации и доступом к архивным проектам;
  • интеграция с внешними приложениями (ERP, CAD, Microsoft Office);
  • интеграция в единый кластер автоматизации корпоративных данных с системой архивного хранения, системой электронной цифровой подписи.

Чтобы уменьшить организационные риски при внедрении модуля технического документооборота, «АйДи - Технологии управления» совместно с заказчиками формирует общий подход к автоматизации через обсуждение организационных, методических, информационных мер.

В согласовании этих аспектов со стороны заказчика принимают участие непосредственные пользователи системы: конструкторская, проектная, планово-экономическая и юридическая службы. Это позволяет организовать эффективную обратную связь.

Составными частями оказываемой услуги являются:

  • разработка методологии внедрения системы;
  • анализ бизнес-процессов;
  • определение требований;
  • построение модели реализации требований в рамках модуля;
  • настройка решения, тестирование и подготовка к эксплуатации;
  • подготовка и загрузка нормативной базы из представленных источников;
  • загрузка в систему конструкторско-технологических данных и сопроводительной информации;
  • сопровождение системы в период опытной и промышленной эксплуатации;
  • реализация дополнительных требований, возникших в ходе эксплуатации системы;
  • тиражирование решения.

Функционал модуля «Технический документооборот» включает:

  • формирование карточки проекта;
  • создание и заполнение атрибутов карточки проекта;
  • прикрепление сопроводительной документации;
  • поддержка истории изменения атрибутов карточки и версий документации;
  • согласование проектно-сметной документации;
  • формирование и поддержка маршрута согласования документов;
  • настройка инструментов фиксирования и обработки замечаний по проектам документов;
  • ведение совместной разработки изделий;
  • ведение совместной разработки документации;
  • получение отчетов текущей реализации проекта изделий;
  • получение отчетов распределения трудозатрат по текущим проектам.

В результате внедрения модуля технического документооборота производственные компании получают следующие преимущества:

  • уменьшаются сроки на разработку новой продукции;
  • сокращается время разработки технической документации;
  • использование единого хранилища предотвращает дублирование информации;
  • происходит систематизация хранения нормативно-технической документации;
  • повышается безопасность информации;
  • появляется возможность анализа эффективности работы персонала;
  • становится понятна текущая нагрузка персонала;
  • осуществляется контроль исполнения поставленных задач, что, в свою очередь, повышает качество конечной продукции.

В состав модуля «Технический документооборот» входят:

  • подсистема формирования проектно-сметной документации;
  • подсистема согласования проектно-сметной документации;
  • подсистема нормативно-технической документации;
  • подсистема интеграции с внешними системами;
  • подсистема контроля исполнительской дисциплины;
  • подсистема распределения затрат и управления проектом.

Модуль «Технический документооборот» автоматизирует работу со следующими видами документов:

  • электронная документация на стадии разработки изделий – спецификации, чертежи, пояснительные записки;
  • сметная документация;
  • сопроводительная документация – инструкции, эксплуатационные и ремонтные документы.

У вертикально-интегрированных предприятий с разветвленной структурой возникает необходимость в организации единого пространства для обмена документами, контроля исполнения заданий по документам. При этом каждая из организаций холдинга, как правило, предпочитает иметь свою собственную СЭД (отдельная инсталляция).

Модуль «Распределенный документооборот» позволяет организовать обмен документами между СЭД различных обществ, согласовывать документы в электронном виде, вести контроль за исполнением.

Автоматизированные функции, реализованные в модуле:

  • согласование документов;
  • исполнение;
  • рассылка на ознакомление;
  • обмен входящей-исходящей корреспонденцией.

Распределенный документооборот реализуется посредством защищенного протокола SSL для обеспечения шифрования данных и позволяет пользователям разных организаций вести совместную работу над документом.