Михаил Егоров, «АйДи – Технологии управления»: Современные СЭД превращаются в экосистемы корпоративных коммуникаций
Каковы основные тенденции развития СЭД, которые вы наблюдаете в 2024 году?
Михаил Егоров: Основной тренд, который определяет развитие не только СЭД, но и в целом всего IT — это искусственный интеллект. В частности, от системы электронного документооборота ждут самостоятельного принятия решений и выполнение ряда функций, которые исторически выполнялись вручную пользователями: заполнение различных форм, регистрационных данных, маршрутизация, принятие решений о характере ответов и т.д.
На данный момент мы не наблюдаем достойных решений на рынке, но это вопрос времени. Сам факт, что ИИ в СЭД активно обсуждают и даже пробуют внедрять, свидетельствует о том, что совсем скоро такие решения появятся. Наша компания также работает в этом направлении и в ближайшее время будет презентовать функциональные решения в части искусственного интеллекта.
Как меняются потребности клиентов в области СЭД? Какие новые функции и возможности становятся наиболее востребованными?
Михаил Егоров: В последнее время набирает популярность так называемый «бирюзовый стиль управления». Гибкие методологии, Agile, дебюрократизация процессов — все это заставляет современный бизнес уделять бОльшее внимание неформальным коммуникациям.
Именно в этом направлении мы развиваем нашу СЭД Documino. Уже сейчас в системе реализованы функции создания неформализованных заданий (Task Manager), а также ведения дискуссий в формате чатов, представляющие собой аналог мессенджеров, в том числе с возможностью личной и групповой переписки.
Кроме того, Documino автоматизирует и другие корпоративные процессы, не связанные с документооборотом, такие как организация встреч и совещаний, ведение календаря, уведомления и опросы и т.д.
Таким образом, современная СЭД перестает быть системой автоматизации документооборота, а превращается в экосистему корпоративных коммуникаций.
Какие технологические тенденции оказывают наибольшее влияние на развитие СЭД?
Михаил Егоров: Технологические тенденции искусственного интеллекта и перехода на российское ПО, о которых мы говорили выше, так или иначе требуют доработок СЭД, и основной вектор, оказывающий влияние на развитие СЭД на текущий момент — это централизация корпоративных ЕСМ процессов.
Многие территориально распределенные холдинговые структуры, которые раньше рассматривали СЭД как децентрализованную систему, автоматизирующую в отдельности каждое дочернее общество, сейчас смотрят в сторону единой централизованной системы. Такой подход стандартизирует и унифицирует большинство процессов корпоративного управления, а, следовательно, повышает прозрачность и сокращает издержки, в том числе и на эксплуатацию СЭД.
Также набирает популярность централизация бизнес-процессов, т.е. уход от «лоскутной автоматизации» в пользу крупных корпоративных ECM-платформ. Как пример, в СЭД автоматизируют процессы закупочной деятельности, согласования и обработки первичных бухгалтерских документов.
На базе СЭД создаются решения по централизованному хранению документов, интегрированные с множеством корпоративных IT-систем и выступающие для них в качестве Контент-Серверов.
Для решения подобных задач нами разработано специальное решение — система электронного архива Documino.Архив, которая позволяет централизовать хранение всей бизнес-документации общества в единой корпоративной системе.
Как развитие искусственного интеллекта влияет на рынок СЭД?
Михаил Егоров: Технологии ИИ уже грубого вошли в нашу повседневную жизнь. Будущее корпоративных бизнес-приложений также сложно представить без цифровых ассистентов, голосовых помощников и других алгоритмах основных на технологиях машинного обучения.
Так каких же изменений ждать от СЭД?
В первую очередь — цифровизации функций канцелярии. В ближайшем будущем большую часть функций по регистрации и маршрутизации документов СЭД будут выполнять без участия человека.
Кроме того, развивающиеся сейчас технологии генеративного ИИ помогут пользователям СЭД быстрее погружаться в контекст переписки и формировать фактологически корректные ответы на входящие запросы как внутренних, так и внешних корреспондентов.
Безусловно, это не исчерпывающие примеры, но с учетом текущих трендов можно смело говорить, что в ближайшее время нас ждет появление новых интересных продуктов на стыке СЭД и ИИ, что обеспечит рынку СЭД сохранение темпов роста на 20-30% в год и новую волну интересных внедрений.
Какие существуют передовые практики и стандарты для обеспечения безопасности и соответствия требованиям при использовании СЭД?
Михаил Егоров: С ростом значимости информации увеличиваются и объемы конфиденциальных материалов, что оказывает большое влияние на стандарты и практики обеспечения информационной безопасности. Учитывая это, в нашей системе Documino реализована функция шифрования документов по алгоритмам ГОСТ, что обеспечивает надежную сохранность данных: это защита просмотра и скачивания от привилегированных пользователей, включая администраторов системы.
Стоит отметить, что наши заказчики — крупные государственные или окологосударственные структуры, которые ежедневно сталкиваются с угрозами в части информационной безопасности. Именно потому требования к информационной безопасности системы, в том числе и СЭД, в последнее время сильно возросли. Это привело к тому, что практически во всех наших проектах мы разрабатываем отдельный комплекс мер по защите СЭД как извне, так и внутри организации.
Также, уже стандартом стало использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), являющейся основным инструментом, подтверждающим подлинность документов и факт подписания/согласования со стороны того или иного сотрудника. В этом году мы расширили возможность использования УКЭП, реализовав модуль мобильного подписания, т.е. возможность применения электронной подписи на мобильных устройствах.
Что вы посоветуете компаниям, которые планируют внедрять или модернизировать свою СЭД?
Михаил Егоров: В первую очередь необходимо проанализировать существующие бизнес-процессы документационного обеспечения. Многие компании, начиная автоматизацию, не замечают, что часть процессов не оптимальна и является историческим наследием бумажного документооборота. Современные требования к выполнению различных бизнес-функций значительно изменились, и это важно понимать на входе в проект по модернизации СЭД.
Во-вторых, не стоит пытаться объять необъятное. Эффективная СЭД — это грамотно внедренная система. Часто клиенты хотят реализовать одновременно множество новых функций. Это правильный подход, но важно подойти к процессу модернизации поэтапно: начинать с базовых функций и плавно переходить к более сложным модулям.
Это соответствует современным методам проектного управления, таким как Agile, и позволяет быстрее достичь ожидаемых результатов и минимизировать количество ошибок в будущем.
Такой итеративный подход к реализации проекта способствует эффективному внедрению решений и минимизирует стресс для пользователей системы.
Расскажите о наиболее интересных кейсах в области СЭД из вашей практики
Михаил Егоров: В прошлом году мы завершили проект по импортозамещению СЭД в ПАО «Россети», включая все дочерние зависимы общества. В качестве целевого решения была использована платформа Documino, разработанная с учетом потребностей крупных холдинговых структур, имеющих большой поток входящих, исходящих и внутренних документов, требующих сложного иерархического рассмотрения и согласования.
В рамках проекта была сохранена вся функциональность предыдущей СЭД, а также разработаны дополнительные модули и интеграционные механизмы, значительно расширяющие охват ранее автоматизированных бизнес-процессов и функций ПАО «Россети». В частности, было разработано и внедрено мобильное приложение, позволяющее осуществлять обработку документов на смартфонах и планшетах, реализованы дополнительные статистические отчетности, создан отдельный модуль учета проверок, осуществляемых внешними органами контроля (надзора). В системе появились возможности использования усиленной электронной подписи и шифрования документов, составляющих коммерческую тайну.
В ходе проекта в новую СЭД были мигрированы все документы из исторической системы, а также история их обработки и активные задания сотрудников компании, что позволило исключить параллельную эксплуатацию старой и новой СЭД и оптимизировать расходы на сопровождение систем.
Это был интересный опыт и хорошая возможность для развития продукта. Проект оказался для нас вызовом в силу своей масштабности, но мы его приняли и отлично справились. Наша команда отлично показала себя в решении многоплановых задач проекта и обеспечила значительный потенциал для дальнейшего развития и масштабирования СЭД ПАО «Россети».
Источник Tadviser