Интеграция Автоматизированной системы управленческого документооборота ОАО «ФСК ЕЭС» на базе продукта EMC Documentum и автоматизированной системы управления договорами ОАО «ФСК ЕЭС» на платформе SAP.

Название компании

ОАО «Федеральная сетевая компания единой энергетической системы» (ОАО «ФСК ЕЭС»)

Отрасль

Энергетика

О проекте

Предметом работ по проекту являлась модернизации функционала Автоматизированной системы управленческого документооборота ОАО «ФСК ЕЭС» на базе продукта EMC Documentum в части интеграции с системами на базе продуктов SAP c целю автоматизации и оптимизации процесса согласования договорных документов.

В результате было разработано решение, которое оптимизирует процесс ведения, согласования и контроля договорных документов за счет интеграции системы электронного документооборота на базе EMC Documentum и систем ведения первичной учетной информации на базе SAP ERP, SAP SRM и SAP HCM. Интеграция выполнена с использованием самых современных решений компаний SAP AG (в частности SAP PI) и EMC2 и построена на базе сервисно-ориентированной архитектуры (SOA).  

О заказчике

Открытое акционерное общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» (ОАО «ФСК ЕЭС») - организация по управлению Единой национальной (общероссийской) электрической сетью (ЕНЭС) с целью ее сохранения и развития.

Основные направления деятельности компании:

  • управление Единой национальной (общероссийской) электрической сетью;
  • предоставление услуг субъектам оптового рынка электрической энергии по передаче электрической энергии и присоединению к электрической сети;
  • инвестиционная деятельность в сфере развития Единой национальной (общероссийской) электрической сети;
  • поддержание в надлежащем состоянии электрических сетей;
  • технический надзор за состоянием сетевых объектов.

Сегодня Федеральная сетевая компания представляет собой уникальную инфраструктуру, составляющую физический каркас экономики государства. Объекты электросетевого хозяйства находятся в 74 регионах Российской Федерации общей площадью более 13,6 млн кв. км. ФСК занимает первое место в мире по протяженности линий электропередачи (132,3 тыс. км) и трансформаторной мощности (332,5 тыс. МВА) среди публичных электросетевых компаний. В компании работают более 23 тысяч человек. Компания также входит в перечень системообразующих организаций, имеющих стратегическое значение.

Предпосылки проекта

В 2011 году в ОАО «ФСК ЕЭС» была внедрена информационная система для автоматизации договорной деятельности на базе SAP ERP (АСУ «Договоры»). На тот момент в компании продуктивно эксплуатировалась автоматизированная система управленческого документооборота (АСУД) на платформе EMC Documentum. В SAP ERP был организован учет договоров и отражение договорной деятельности в финансовых и хозяйственных операциях. Но первичная работа с договорами, а именно: подготовка проектов договоров, согласование, постановка задач на исполнение ввод и хранение электронных образов договорных документов выполнялась сотрудниками заказчика в АСУД. В результате для полного отражения информации по договорной деятельности сотрудникам приходилось работать в двух системах, которые не имели общей справочной и учетной основы. В результате договорная деятельность компании не была полностью автоматизирована, а необходимость работы в двух системах приводила к ошибкам и задержкам при работе с важными для бизнеса компании документами.

В связи с этим потребовалось модернизировать функционал АСУД ОАО «ФСК ЕЭС» на базе продукта EMC Documentum с целью:

  • полной автоматизации процесса ведения договорной деятельности;
  • сокращение трудозатрат пользователей при работе с информацией по договорам, хранящейся в разных системах.

Для достижения поставленных целей предстояло решить следующие задачи:

  • Обеспечение синхронизации данных между информационными система SAP ERP, SAP HCM, SAP SRM и АСУД в части нормативно-справочной информации и данных по учету, согласованию и исполнению договорных документов.
  • Усовершенствование модуля «Согласование договоров» в системе АСУД.
  • Оптимизация процесса согласования договора в системе АСУД.

Выполнение проекта

В январе 2012 года ОАО «ФСК ЕЭС» приступило к реализации работ по модернизации функционала Автоматизированной системы управленческого документооборота ОАО «ФСК ЕЭС» на базе продукта EMC Documentum в части интеграции с системами на базе продуктов SAP c целю автоматизации и оптимизации процесса согласования договорных документов. Проект был разделен на несколько блоков работ, выполняемых параллельно:

  • доработка модуля «Согласование договоров» в АСУД;
  • разработка механизма репликации справочных данных из SAP ERP, SAP HCM и SAP SRM в АСУД;
  • разработка интеграционных механизмов по передаче информации об учете и исполнении договорных документов.

В рамках доработки модуля «Согласование договоров» в АСУД на платформе EMC Documentum нашей компанией были предложены и реализованы ряд идей.

В первую очередь было предложено синхронизировать данные организационно-штатной структуры компании между АСУД и КИСУ «Кадры» (SAP HCM). В силу большого числа подразделений и филиалов компании это позволило упростить работу пользователей при работе в рамках процессов управленческого документооборота.

Так же была предложена схема формирования единых регистрационных номеров договорных документов и процедура автоматизации и систематизации их заполнения в системах.

При выполнении работ по репликации нормативно-справочной информации из SAP ERP, SAP HCM и SAP SRM в АСУД сотрудники нашей компании провели обследование, определили перечень справочников для репликации. В качестве средства передачи данных была использована интеграционная платформа SAP PI и технологии web-сервисов. Для SAP PI бы разработан специализированный интерфейс (коннектор), позволяющий передавать любые структуры данных от систем, построенных на платформах продуктов SAP AG в унифицированном формате. В результате пользователи получили возможность использовать в качестве вариантов выбора значений для полей данных в АСУД значений справочников, ведущихся в системах, построенных на платформах продуктов SAP AG.

Так же наша компания предложила и кроссплатформенную ссылочную модель доступа к информации по договорным документам. Реализация данной модели позволила пользователям с помощью «одного клика» переходить в соответствующий учетный объект АСУД из объекта SAP ERP и наоборот, а также открывать и работать с файлами договорных документов, хранящимися в АСУД непосредственно из SAP ERP.

В августе 2012 года, после успешного завершения опытной эксплуатации, которая проводилась сразу во всех филиалах компании, решение было введено в промышленную эксплуатацию.

На данный момент тема получила развитие а ОАО «ФСК ЕЭС» в части расширения состава автоматизируемых процессов, объединяющих АСУД и системы на платформах продуктов SAP в единый комплекс.

Итоги проекта

Основным итогом проекта стало создание единого контура автоматизации процессов ведения договорной деятельности в ERP и автоматизированной системе управленческого документооборота ОАО «ФСК ЕЭС» и была заложена основа для построения автоматизированных решении на основе сервисно-ориентированной архитектуры (SOA).

В ходе его реализации были успешно решены следующие задачи:

  • Модернизирована система управленческого документооборота на платформе EMC Documentum в части согласования договорной документации.
  • Оптимизированы процессы согласования договоров.
  • Обеспечена синхронизация нормативно-справочной информации между системами АСУД, SAP ERP, SAP HCM и SAP SRM на базе унифицированного интеграционного интерфейса, реализованного с использованием SAP PI и web-сервисов.
  • Построены интеграционные механизмы между SAP ERP и АСУД для передачи данных по ведению, согласованию и исполнению договоров.
  • Разработан кроссплатформенный ссылочный механизм, позволяющий простым образом обращаться к объектам, хранящимся в одной системе из другой системы.

В результате проекта удалось значительно повысить скорость обработки данных, улучшить интерфейс пользователя и оптимизировать процесс ведения договорной деятельности.

Созданное решение стало основой для целого ряда проектов по интеграции автоматизированной системы управленческого документооборота на платформе EMC Documentum с системами, построенными на других платформах. В частности, был инициирован проект построения корпоративного хранилища электронной бизнес-документации. Наша компания планирует в дальнейшем внедрять развивать решения на базе SOA.