Финансово-экономический документооборот

231 (2)Любая крупная организация обрабатывает большое количество финансовых документов как при сотрудничестве с партнерами и взаимодействии с клиентами, так и при управлении собственными ресурсами.

С развитием компании объем документооборота растет, что приводит к увеличению числа сотрудников, участвующих в процессах обработки документов, и, соответственно, повышению затрат на персонал.

Но существенно более неприятным последствием является снижение контролируемости процессов обработки документов. Причина кроется в том, что для каждого типа документа может быть свой многоэтапный процесс согласования. При этом на каждом шаге возможны ошибки, связанные с человеческим фактором. Их исправление увеличивает длительность обработки документа, замыкая порочный круг неэффективного финансово-экономического документооборота.

Для автоматизации финансово-экономического документооборота и повышения его эффективности компания «АйДи – Технологии управления» проводит следующий комплекс работ:

  • проведение предпроектного обследования, в т.ч. интервьюирование потенциальных пользователей системы, анализ сложившихся бизнес-процессов;
  • формализация требований к автоматизации бизнес-процессов;
  • оптимизация процессов управленческого документооборота по средством моделирования (модель «to be»);
  • проектирование системы;
  • реализация требований к системе;
  • обучение пользователей;
  • проведение опытно-промышленной эксплуатации системы;
  • сопровождение в период промышленной эксплуатации системы;
  • тиражирование системы.

Основной задачей внедрения системы финансово-экономического документооборота является повышение качества, достоверности и оперативности материально-хозяйственного учета компании.

В результате внедрения системы компании получают следующие преимущества:

  • сокращение времени и ресурсов на обработку финансово-экономических документов;
  • снижение стоимости процесса обработки финансово-экономических документов;
  • уменьшение доли бумажного документооборота;
  • автоматизация процессов согласования и визирования финансово-экономических документов;
  • повышение удовлетворенности контрагентов за счет быстрого прохождения финансово-экономических документов;
  • получение информации из ERP-систем благодаря интеграции с системой финансово-экономического документооборота.

Ключевые преимущества платформы:

  • масштабируемость, позволяющая управлять неструктурированным содержанием на предприятии любого размера;
  • многоуровневая и гибкая модель безопасности;
  • кроссплатформенность, поддерживающая работу со всеми основными операционными системами;
  • поддержка открытых стандартов;
  • интегрированная с платформой подсистема потокового сканирования и распознавания документов Captiva.

Функционал модуля «Финансово-экономический документооборот» включает:

  • хранение и просмотр файлов документов;
  • ведение информации о финансовых первичных документах:
    • создание и заполнение атрибутов регистрационной карточки финансово-экономического документа;
    • поддержку истории изменения карточки, версионность электронного образа.
  • поддержку взаимосвязей с документами (например, договорами);
  • автоматизацию процессов обработки документов;
  • поиск документов по полям их регистрационных карточек и содержимому файлов;
  • формирование выборок документов;
  • возможность массовой печати файлов документов;
  • управление доступом к документам на основе ролевых полномочий.

Модуль финансово-экономического документооборота автоматизирует работу со следующими видами документов:

  • бухгалтерская справка;
  • счет-фактура;
  • акт сверки;
  • протокол разногласий к акту;
  • акт выполненных работ;
  • акт приема-передачи;
  • накладная;
  • платежное поручение;
  • отчет комиссионера.

Выше приведен наиболее распространенный, но далеко не полный список видов документов. Решение поддерживает ручной ввод других типов финансово экономических документов.


hotite-uznat-bolshe.png Хотите узнать больше?
Контакты