Договорной документооборот

23 (5)Крупные компании могут одновременно вести сотни и даже тысячи проектов, регулируемыx договорными отношениями. В связи с этим, одной из ключевых задач становится автоматизированное управление всей договорной деятельностью с помощью соответствующих модулей электронного документооборота. Они позволяют надежно управлять и хранить потоки документов, отслеживать сроки выполнения задач по договорам и упростить процесс согласования. 

Модуль «Договорной документооборот», внедряемый как отдельно, так и в рамках комплексной программы модернизации процессов документооборота, отслеживает весь жизненный цикл договорной деятельности – от создания до передачи в архив.

Автоматизированные функции договорного учета, реализованные в модуле:

  • ведение электронной базы договорной документации и автоматическое присвоение номеров договорам;
  • автоматизированный контроль над порядком оформления, экспертизой и согласованием договоров;
  • мониторинг исполнения договоров;
  • создание и учет первичных документов к договору;
  • подготовка аналитической отчетности по всем договорам;
  • обмен данными из других учетных систем: 1С, SAP, Oracle eBusiness Suite.

Чтобы уменьшить организационные риски при внедрении модуля договорного документооборота, совместно с Заказчиками формируется общий подход к автоматизации через обсуждение организационных, методических и информационных мер.

В согласовании этих аспектов со стороны Заказчика принимают участие непосредственные пользователи системы: юридическая служба, бухгалтерия, отдел экономической безопасности. Это позволяет организовать эффективную обратную связь.

Составной частью оказываемой услуги является разработка методологии. Она включает в себя:

  • рекомендации по настройке модуля;
  • рекомендации по организации работы сотрудников компании с реализованным модулем;
  • использование основных принципов структурирования информации и администрирования системы.

Функционал модуля «Договорной документооборот» включает:

  • формирование карточки договорного документа и запуск на согласование:
    • создание и заполнение атрибутов регистрационной карточки договорного документа;
    • автоматическая проверка полномочий визирующего - связь с организационно-распорядительной документацией;
    • поддержка истории изменения карточки договорного документа;
    • поддержка иерархии договорных документов;
    • хранение полного комплекта договорных документов по одному договору в привязке к регистрационной карточке договора.
  • согласование договорного документа:
    • формирование и поддержка маршрутов согласования договорных документов с возможностью согласования проекта документа и всех данных в карточках договорного документа;
    • настройка инструментов фиксирования и обработки замечаний по проекту договорного документа.
  • подписание и регистрация договорного документа. Автоматическое формирование и присвоение номера договорному документу. Присвоение статуса «действующий». Передача статуса в учетную систему;
  • управление реестром договорного документа и контроль процесса закрытия договора:
    • ведение сквозного реестра всех заключенных  договорных документов с возможностью формирования выборок по атрибутам, определенным пользователем;
    • формирование аналитической отчетности по действующим/закрытым договорным документам, включая контроль исполнения обязательств – необходимость закрытия или пролонгации договорного документа;
    • присвоение договорному документу статуса «закрытый». Передача статуса в учетную систему.

Автоматизация договорной деятельности повышает эффективность деятельности предприятия в целом и его системы управления за счет:

  • упрощения возможности контролировать заключение договоров и исполнение договорных обязательств;
  • прозрачности договорного учета, создания единой технологии работы с документами;
  • доступа к любой договорной документации, сравнения несколько версий договора, отслеживания, изменений, поиска по определенной комбинации слов в тексте договора;
  • перехода на безбумажное согласование договоров и сокращения затраты на расходные материалы;
  • повышения исполнительской дисциплины, существенного сокращения времени на экспертизу и согласование проектов договоров;
  • обеспечения автоматизированного контроля всех этапов заключения и исполнения договоров;
  • повышения безопасности хранения коммерческой информации;
  • повышения оперативности и эффективности принятия управленческих решений за счет формирования актуальной аналитической отчетности в нескольких разрезах.

В состав модуля «Договорной документооборот» входят:

  • подсистема согласования договоров: контроль подготовки и согласования договорной документации с возможностью настройки любого маршрута;
  • подсистема шаблонов типовых форм договоров: разработка, публикация для общего доступа, а также актуализация утвержденных шаблонов типовых форм договоров;
  • подсистема интеграции с учетной системой;
  • подсистема мониторинга: контроль регламентированных сроков обработки договорных документов, включая согласование, отправку и получение оригиналов, подписанных контрагентом, выполнения сторонами обязательств по договору и т.д.

Модуль «Договорной документооборот» автоматизирует работу со следующими видамидокументов:

  • договор;
  • документы, являющие неотъемлемой частью договора (дополнительное соглашение, спецификация, приложение и т.п.);
  • акты;
  • дополнительные документы, необходимые для согласования и принятия решения по договорным документам (кредитные калькуляторы, уставные документы контрагента, лимиты по доверенностям, решения органов управления, акт о закрытии договорных документов и т.п.).

hotite-uznat-bolshe.png Хотите узнать больше?
Контакты