ECM-эволюция: как управлять данными в крупной организации

Какие современные тренды в развитии ECM помогают территориально распределенным компаниям выстроить эффективное управление контентом? Несколько полезных советов для ИТ-директора от генерального директора "АйДи - Технологии управления" Романа Коновалова.

Масштабирование ECM: режим реального времени

Крупные холдинги часто сталкиваются с непрогнозируемым увеличением нагрузки на ECM-систему. Это может происходить из-за подключения большого числа новых пользователей и целых филиалов или с ростом нагрузки на инфраструктуру в отчетный период или во время сезонной активности.

Отключить пользователей ECM даже на короткое время не позволяет бизнес. Поэтому наращивать ресурсы и масштабировать систему обычно приходится в режиме реальной эксплуатации. Для того чтобы этот процесс происходил безболезненно, сама инфраструктура должна быть изначально рассчитана на многократное масштабирование. Гибкое и адаптивное ИТ-решение позволит избежать новых внедрений и расширять возможности ECM без дополнительных расходов. Поэтому, в частности, систему документооборота стоит размещать в частном облаке. Использование технологий инкрементального резервного копирования в реальном времени позволяет в случае сбоя восстановить доступ к важным документам за считанные секунды, а применение практики гео-репликации защищает корпоративный контент от потери данных в результате, например, отключения дата-центра, обслуживающего систему.

Бесшовная интеграция с ИТ-инфраструктурой

Территориально распределенные структуры управляют огромными массивами данных о клиентах, контрагентах, внутренних и внешних бизнес-операциях. Для того чтобы инструменты ECM были максимально эффективны, они должны быть интегрированы с другими информационными системами организации — ERP, CRM, BI и др.

Встраивание ECM-решения в ИТ-инфраструктуру сокращает временные затраты сотрудников и позволяет исключать возможные ошибки. Например, интеграция ECM с CRM позволяет автоматически передавать в систему документооборота проверенные наименования, адреса и другие данные о контрагентах. В свою очередь, интеграция с BI дает возможность анализировать ключевые показатели бизнеса в реальном времени: благодаря совместной работе средств документооборота и аналитических инструментов компании могут извлекать из контекста ценную информацию о продажах, договорах и сделках и отслеживать рост или падение активности бизнеса.

Разумеется, такая интеграция требует определенных разграничений прав доступа сотрудников к информации. В одном из наших проектов была проведена интеграция ECM с ERP-системой на платформе SAP. Разграничение прав доступа заключалось, например, в том, что сотрудники отдела закупок, которые использовали SAP, видели документацию по компаниям-заказчикам, но не могли менять ее содержание.

В целом за интегрированными в единую «экосистему» ИТ-решениями — будущее. В ближайшие годы промышленные ECM-системы будут поставляться разработчиками уже с готовыми модулями интеграции — на смену концепции ECM придет парадигма EIM (Enterprise Information Management). В десятилетней перспективе ECM перерастет из простого инструмента согласования и хранения различного контента в систему управления жизненным циклом всей информации крупной организации.

Защита от злоумышленников

Вопрос защиты данных приобретает особенную остроту, когда речь идет о хранении корпоративной документации из разных филиалов и подразделений компании в рамках одной системы. Поэтому сегодня особое внимание при внедрении ECM в большой распределенной структуре уделяется противодействию утечкам данных. Для этого необходимо обеспечить сразу несколько эшелонов защиты, и половина из них имеет отношение не столько к техническим средствам, сколько к организационным мерам и регламентам.

Во-первых, при внедрении единой системы работы с документами нужно контролировать права доступа пользователей к электронному контенту. Например, часто забывают о такой простой вещи, как отзыв доступа у тех людей, которые были уволены из компании или больше не имеют полномочий для работы с определенными документами. Полезно произвести такое несложное действие, как интеграция ECM со службой каталогов, например, Active Directory.

Во-вторых, современные требования безопасности подразумевают использование шифрования даже при передаче документации внутри компании. На сегодняшний день криптография — огромный рынок, предлагающий сотни разновидностей решений, от простых ключей шифрования до использования квантового шифра. Выбор зависит от сложности ECM-архитектуры: чем шире география филиалов, подключенных к системе, тем больше слоев шифрования должно быть в системе.

В-третьих, можно использовать вместе с ECM стандартные средства корпоративной безопасности и защиты от утечек информации: корпоративные антивирусные программы, DLP-системы. Такие системы позволяют контролировать входящий и исходящий сетевой трафик или передачу данных с ПК на дисковые накопители. Можно отслеживать какие данные покидают корпоративную сеть и обнаруживать злоумышленников по тегированным файлам.

Одновременно для обеспечения безопасности бумажных копий документов могут быть внедрены технологии маркировки, помогающие найти нарушителя при помощи файлов-«приманок». Достаточно запустить документ с поддельными цифрами в систему и дождаться, пока он окажется у конкурентов или СМИ. Специальные маркеры на каждой копии документа (даже сфотографированной на экране монитора) позволят точно определить источник утечек внутри компании.

Технологии делают работу комфортнее

В настоящее время технологии электронного документооборота проходят очередной этап эволюционного развития, а разработчики все чаще предлагают комплексные решения. Более того, аналитики даже говорят про использование искусственного интеллекта и машинного обучения для работы с контентом. Безусловно, в будущем эти технологии дадут свой эффект, например, в виде автоматизированного поиска по базе данных через чат-бота, понимающего человеческий язык. И хотя на данный момент такие решения выглядят не слишком реальными, они полностью соответствуют тенденциям развития отрасли — построению клиент-ориентированных систем, доступных не только профессионалам, но и неподготовленным пользователям.

Тем не менее, определенные технологии уже сегодня делают работу с документами намного комфортнее. Например, использование облачных сервисов позволяет оптимизировать доступ с любого устройства в любое время, гарантируя сохранность документов и высокий уровень защиты. И поскольку поставщики решений уже готовы создавать целостные комплексы, способные обслуживать все филиалы компании из облака, перед крупными компаниями появляется возможность перехода на качественно новый уровень работы с документами.

Ознакомиться с публикацией можно по ссылке: http://www.globalcio.ru/workshops/2090/